MODIFICACIÓN DE SOPORTES DE LA CUENTA DE COBRO Y DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS SECOP II – CIRCULAR No. 001 DEL 14 DE FEBRERO DE 2023

La Secretaría General y de las Tic y la Secretaría de Hacienda, presentaron el procedimiento para la recepción, trámite y pago de las cuentas, incluyendo el orden de presentación y publicación en la plataforma SECOP II, así como los formatos debidamente actualizados que serán entregados en forma física y digital y que se realizará como se indica en la misma a continuación:

PAQUETE ÚNICO DE DOCUMENTOS PARA LA SECRETARÍA DE HACIENDA – PERSONA NATURAL

1. F-GFP- 062 SOLICITUD DE OBLIGACIÓN CONTRAÍDA
2. DOCUMENTO SOPORTE (Para quien no factura electrónicamente) – SOLO PARA HACIENDA
3. F-GFP- 058 DECLARACIÓN DEL EMPLEADO NO DECLARANTE
4. PLANILLAS DE SEGURIDAD SOCIAL CON SOPORTE DE PAGO
5. CERTIFICADO DE INDUCCION DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO ( Solo para la primera cuenta)
6. REGISTRO DE INDUSTRIA Y COMERCIO DE LA ALCALDÍA DE PIEDECUESTA (Solo para la primera cuenta si es contratista nuevo)
7. SOPORTE DE LA DECLARACIÓN DE INDUSTRIA Y COMERCIO DE LA VIGENCIA ANTERIOR (Solo para la primera cuenta si es contratista antiguo)
8. CERTIFICACION BANCARIA (Adonde se realizará el pago)
9. Se adicionan para el SECOP II

PAQUETE ÚNICO DE DOCUMENTOS PARA LA SECRETARÍA DE HACIENDA – PERSONA JURÍDICA

1. F-GFP- 062 SOLICITUD DE OBLIGACIÓN CONTRAÍDA
2. FACTURA ELECTRÓNICA
3. CERTIFICACIÓN CONTADOR O REVISOR FISCAL PAGO DE APORTES DE SEGURIDAD SOCIAL
4. RUT
5. REGISTRO DE INDUSTRIA Y COMERCIO DE LA ALCALDÍA DE PIEDECUESTA (Solo para la primera cuenta si es contratista nuevo)
6. SOPORTE DE LA DECLARACIÓN DE INDUSTRIA Y COMERCIO DE LA VIGENCIA ANTERIOR (Solo para la primera cuenta si es contratista antiguo)
7. CERTIFICACIÓN JUNTA CENTRAL DE CONTADORES
8. TARJETA PROFESIONAL DEL CONTADOR O REVISOR FISCAL
9. F-GA-013 RECEPCIÓN Y ENTRADA DE BIENES
10. F-GA-014 SALIDA DE BIENES
11. CERTIFICACION BANCARIA (Adonde se realizará el pago)

IMPORTANTE: LOS DOCUMENTOS QUE SE SUBEN AL SECOP II DEBEN PRESENTARSE EN UN SOLO PDF

DOCUMENTO SOPORTE

El documento soporte debe ser  diligenciado  cuando el vendedor o prestador del servicio no está obligado a facturar en este caso para los contratistas que cumplan con este requisito

Anexamos los links para acceder a los videos del paso a paso para la INSCRIPCIÓN y y SOLICITUD DE DOCUMENTO SOPORTE a continuación:

VIDEOS:

Paso a Paso para Solicitar el Documento Soporte – Alcaldía Piedecuesta https://youtu.be/SdpPOzmv0cY

Tutorial Seguimiento de la Cuenta – Alcaldia Piedecuesta https://www.youtube.com/watch?v=A_CdXi0BNr8&t=3s

Nota: Para usuarios nuevos deberá seguirse los pasos desde creación de usuario e inscripción en la primera cuenta.

Agradecemos su atención si tiene alguna inquietud favor comunicarse por medio del correo electrónico a:

contabilidad@alcaldiadepiedecuesta.gov.co o contabilidad1@alcaldiadepiedecuesta.gov.co «

PROCEDIMIENTO:

1 – INSCRIPCIÓN.

INGRESE A SIGUINTE LINK CON EL MAIL QUE TIENEN PARA TRÁMITE DE CUENTAS, Y TENIENDO A MANO UNA CONTRASEÑA Y LOS DATOS DEL RUT DILIGENCIE LO ALLÍ SOLICITADO

https://alcaldiadepiedecuesta.red/proveedores_alcpta/

UNA VEZ INSCRITO, DEBE INICIAR SECCIÓN TAL Y COMO SE LO INDICA EL MISMO FORMULARIO Y CONTINÚE DILIGENCIANDO LA INFORMACIÓN ALLÍ SOLICITADA, TERMINARÁ CUANDO CLICKEE «AGREGAR» Y SE LE INDIQUE «REGISTRO ACTUALIZADO CON ÉXITO«

2 – SOLICITUD DE DOCUMENTO SOPORTE

INICIE SECCIÓN nuevamente con su usuario y contraseña, clickee en las tres líneas de la partes superior izquierda, seleccione «SOLICITUD DOCUMENTOS SOPORTE» y diligencie todo lo allí solicitado, incluidos los datos de su cuenta de cobro, «IMPRIMA EL PANTALLAZO QUE SE GENERA» y anéxelo como DOCUMENTO SOPORTE.

PARA LAS SUBSIGUIENTES CUENTAS REPITA ESTE PASO .

NOTA: SI NO ES SUFICIENTE INFORMACIÓN, FAVOR SEGUIR EL PASO A PASO DE LOS VIDEOS ANTES MENCIONADOS.

INFORMACIÓN ADICIONAL:

Antes de presentar su primer cuenta de cobro asegúrese de haber realizado el PROCESO DE INDUCCIÓN DEL SISTEMA DE GESTION DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO, accediendo al siguiente link:

https://docs.google.com/forms/d/e/1FAIpQLSfyD0TJkwxLgzP_qfIHPNtGkcMyQVJlLY7Xsx_yiKxanNMFaw/viewform?usp=mail_form_link

El Formulario de Inscripción de Industria y Comercio  lo puede descargar al final de esta página y presentarlo en la Secretaría de Hacienda. Si ya lo tramitó antes, solo tiene que escanearlo y presentarlo. El código CIIU  de su actividad lo encuentra en el RUT. 

El Formulario de Declaración y Pago de Impuesto de Industria y Comercio, lo debe presentar en la ventanilla de la Secretaría de Hacienda, al comienzo de cada período fiscal, previa solicitud del «CERTIFICADO DE RETENCIÓN DE ICA» al mail, contabilidad1@alcaldiadepiedecuesta.gov.co, indicando nombre, documento de identidad y correo. Concilie la información recibida, con la que usted tiene de la sumatoria de sus contratos durante la respectiva vigencia fiscal, y termine de diligenciar el formato a presenta en Hacienda.

VERIFICAR QUE LOS FORMATOS PRESENTADOS ESTÉN EN SU ÚLTIMA VERSIÓN, por lo tanto asegúrese descargándolos al final de esta página

IMPORTANTE:

• En los formatos F-GA-038/039  se solicita colocar el DÍGITO DE VERIFICACIÓN  en el RUT o NIT
• Para la última cuenta asegurarse que diga PAGO FINAL, EN TODOS LOS FORMATOS 
• ADEMÁS NO DEJE DE ANEXAR LOS FORMATOS F-GA-041 ACTA DE TERMINACIÓN Y LIQUIDACIÓN, Y F-GA-089 PAZ Y SALVO PROCESOS CONTRACTUALES en su última versión
• El periodo de cobro deberá ir comprendido desde el día definido como FECHA DE INICIO, del Contrato electrónico debidamente firmado, hasta el  vencimiento del 1, 2, 3, etc. mes vencido  según lo estipula el contrato. 

FORMATOS ACTUALIZADOS

Descargue los formatos aquí:

F-GA-038 Info. cumplimiento Obligaciones Contractuales -Actualizado 13-02-23

F-GA-039 Info. Supervision Contractual – Actualizado 13-02-23 

F-GA-041 Acta Terminacion-liquidación – Actualizado 13-02-23

F-GA-060 Acta recibido documentos – actualizado a 30-03-2021  (N/A

F-GFP-062 Solicitud obligacion contraida – Actualizado 13-02-23

F-GFP-058 Declaracion empleado – Actualizado 13-02-23

F-GA-087 Acta Pago Parcial o Final – Actualizado 13-02-23

F-GA-089 Paz y Salvo Pr. Contractuales (1) – Actualizado 13-02-23

F-GFP-004 Formulario de Inscripción Industria y Comercio

F-GFP-007 Formulario Unico Nal. Declaración y pago de Impto Ind. y Cio

DOCUMENTOS ADICIONALES DE PERSONAS JURÍDICAS:  

F-GA-013 Recepcion entrada bienes – Actualizado 10-02-23

F-GA-014 Salida bienes – Actualizado 10-02-23

f-ga-108-informe-verificacion – Actualizado 13-02-23